What is a useful photo report application for “home inspections” with high field frequency?

リフォームによる既存建物の維持・管理が国をあげての急務となっています。2018年4月の宅建業法（宅地建物取引業法）の改正では、既存建物を売買する際の検査（インスペクション）の活性化が促されました。昨今、空き家や新築コストが増加しているためです。

改正法では、宅建業者は一般消費者に対し、ホームインスペクション斡旋の可否や建物調査の結果を説明することが義務化されています。国土交通省としては既存建物の取引量を増加させ、一般消費者が建物の状況を詳しく確認できる環境と整えようとしています。引き渡し後のトラブルも防止できます。

このように盛り上がりをみせつつあるホームインスペクションですが、法改正の後押しとは別の切り口で着実に取引数を増加させているのが、千葉県に本社のある株式会社カーロポストです。

 

株式会社カーロポストの佐藤綾乃取締役（左）と中村徳行代表（右）
業務拡大に伴い事務所を移転されました。

今回は、同社の中村徳行代表と佐藤綾乃取締役に顧客を増やすビジネスモデルを伺いました。合わせて拡大する業務に対しITツールでどのように効率化されたかをご紹介します。

ITツールは写真報告書用アプリとクラウドストレージです。ツール導入時の注意点は必見です。

1. A business model that real estate companies can certainly rely on

Do you feel that the revised law has revitalized the inspection industry?

売買される家を客観的に調査して報告する住宅診断は、売主・買主どちらにもメリットがあります。特に買主は衣・食・住の「住」について住宅購入前に計画を立てることができます。

一方、仲介する不動産会社にとっては、物件の善し悪しが分かってしまうという側面もあります。そこに一部抵抗があるのも事実で、扱う棟数が多いほどその傾向が高くなると感じています。また、住宅診断には資格を持った検査員を派遣する必要があり、物件情報や報告書の取りまとめなどの事務作業も発生してしまいます。

弊社では、減税などの優遇処置のための調査と住宅診断をセットにしています。フラット３５などの各種適合証明書の発行には検査が必要で、その際に一緒に住宅診断も行い、不動産会社に報告書を提出します。ここが弊社独自の強みで、弊社から営業をかけなくても住宅診断をご依頼いただける理由の一つです。

 

事務所内での報告書を取りまとめる業務

So there are advantages for the brokerage firms.

不動産会社としては、A、Bそれぞれの検査のため都度、立会いをする手間がなくなります。予め弊社で全て見ておくので、後から申込漏れがあっても問題ありません。

弊社としては現地での作業量のリスクを持つことになりますが、手戻りがないというメリットは不動産会社にとっては大きい。検査項目が重複しているので先に全部見てしまう方が交通費や人件費、手配作業などのトータルコストは低く済みます。そして、多くの写真を撮影しても作業負担にならないよう報告書作成のアプリを活用しています。

不動産会社（特に仲介会社）はトップから末端まで営業に携わっているケースが多い。事務の部分はアウトソーシングしたいはずです。弊社が事務作業をサポートさせていただき、顧客は営業活動に特化できるようにする。顧客の売上増に寄与できますし、それが弊社への信頼に繋がります。

先方からすると弊社に仕事を頼みやすい、そんな会社であり続けたいと思います。

 

事務所内の託児スペース。子供を連れて勤務が可能。

 

2. Respond to urgent orders from distant locations and submit reports on the same day

Please tell us about your daily work compared to before and now.

現場では1件60枚程度の写真を撮影しますが、まずアプリを起動させます。アプリで写真を撮影すれば報告書が自動作成されるからです。

もともとはエクセルに貼り付けて報告書を作成していましたが、単純作業は苦でしかない。作業を楽にするためには写真の枚数を減らすしかありません。検査において写真は撮影すれば撮影するほど証憑となり、大切な情報が増えるのにです。

必要最低限しか撮影しないとなると先ほどご説明したビジネスモデルにも反します。そこに矛盾があった。

It's a time saver, isn't it?

現在大小の物件が約100件同時進行していますが、事務所にいるメンバーは報告書がある程度まとまった状態から作業をスタートします。いつ撮影したか、今どの工程かも、アプリを起動すれば思い出せます。以前は、日々整理が追いつかず、事務作業で膨大な時間を無駄にしていました。

アプリにログインすると物件毎に写真報告書を確認できる

How much of an improvement?

This is a reduction of approximately 1 hour per case. A report template is created in advance in the application. The cloud also allows for quick response to customer requests. It is not uncommon for a customer’s sales representative to forget to place an order and receive an urgent request. The furthest we had to go was triple. We were able to compile the report remotely and deliver it on the same day.

3. Decisive points in the report application

How did you find the application?

単純作業が苦痛でアプリを検索して探していました。50個くらい使っては試しました。初めて使いやすいと感じたのが今使っているのアプリです。

 

当時、少年のような瞳して佐藤さんへアプリを説明されたという中村代表

What were the deciding factors?

There are applications that specialize in home inspections, but cost-effectiveness was a factor that needed to be considered. Even if the app has useful functions, if it is not in line with the operation to compile and share reports, it will remain problematic to use. If we could invite other companies or contractors for a limited period of time to the app and edit the report at the same time, the application would have a wider range of uses.

We also use the photo tampering check function. Particular attention is paid to documents submitted to insurance companies, and a checklist is attached to prove that the photos have not been tampered with. This is the most decisive factor, and it is an endorsement that ensures the client’s confidence in the report.

Related article : “Mechanism to Prevent Image Tampering│Business Efficiency with Electronic Blackboards” (Japanese only)

4. Stress-free days with Dropbox

Please tell us about your other work besides the photo report.

完成した報告書を含め、物件毎の情報は全てクラウドの共有ディスクに保存しています。

通常の共有ディスクであれば、ファイルをパソコンからアップロードする作業が必要で、そこには待ち時間や上書きによるデータ消滅が発生しますが、Dropboxであればそのリスクがなくなります。

全員で同じファイルを編集することできるので、特別な操作なしに、パソコン内のフォルダと同じ扱いをすることができます。作業の途中でそのまま引継ぎができますし、オフィスを離れていてもDropboxのフォルダにアクセスできれば、進捗を確認できます。

So you are using different tools for photo reporting and archival storage.

dropbox＋ノートPCで働き方が大きく変化しました。これも「働き方改革」と感じています。

 

従業員のPCは全てDropboxと同期
※同じファイルが全員に自動で共有される

 

自社システムを開発するのは難しいですし、何よりDropboxだとレスポンスの速度が早いです。毎日の作業ですから、ドライブにアクセスする時間が1秒でも短縮されるとストレスフリーの日常になります。

弊社では業務用ノートパソコンを３台用意しています。単調な作業で飽きてしまった・・・気分転換がしたい・・・インフルエンザで学級閉鎖・・・そんな時、このノートパソコンが大活躍です。Dropboxがあることで、いつでもどこでも作業が出来ます。

ノートパソコンを持ってカフェで作業できますし、子供を見ながらも可能です。いつもと違う環境では思いがけないアイデアが生まれることもあります。様々な生活スタイルに柔軟な対応ができるので、例えば、子供がまだ小さいから…と不安を抱える専業主婦の方も積極的に採用できるようになっています。

Thank you very much, Representative Nakamura and Director Sato.

5. (Summary) What are the 9 IT functions that make home inspections more efficient?

Here is a summary of the functions of the IT tools used by Carlo Post Inc. and the key points that were decisive in their adoption.

IT Functions and Points to Consider	Effectiveness
Automatic creation of reports	The report is generated at the same time the photos are taken.
Cloud sharing of reports	Allows others to edit reports in real time without passing data back and forth.
Report template	The work is completed on site by replacing the photos. It can be used to prevent forgetting to take pictures and as a model for new field personnel.
Photo tampering check	Third-party assurance that photographs have not been tampered with.
Easy-to-use operation	Even first-time users can use it without the need for an instruction manual.
Cost-effectiveness	The amount of the monthly fee. Note the initial cost and annual contract limits.
Use with Cloud Storage	Access data anytime, anywhere to check progress.
Sharing of stored data	Facilitates division of labor and handover of tasks, and prevents loss of data.
Data synchronization with PC and application	Data is retained both on the device and in the cloud. Data access latency is reduced and data can be edited even when offline.

Read also about the free photo report application.
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